거래명세서 보관 기간과 효력 FAQ
Q1. 거래명세서는 몇 년 보관해야 하나요?
세법에 "거래명세서"라는 이름을 짚어 보관 기간을 정한 조문은 없습니다. 다만 국세기본법 제85조의3은 납세자가 모든 거래에 관한 장부와 증빙서류를 그 거래가 속한 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하도록 하고, 법인세법 제116조도 법인의 증명서류를 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하도록 합니다. 상법 제33조는 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 10년, 전표나 이와 비슷한 서류를 5년 보존하도록 합니다.
거래명세서는 세금계산서와 대조하는 거래 증빙으로 쓰이므로, 관련 세금계산서와 함께 최소 5년 보관하는 것이 안전합니다.
Q2. 전자세금계산서를 발급했어도 거래명세서를 보관해야 하나요?
전자세금계산서는 국세청에 전송되므로 부가가치세법 제71조에 따라 세금계산서 자체의 보관 의무가 면제됩니다. 그러나 거래명세서에는 세금계산서에 없는 품목별 내역과 인수자 서명이 남아 있으므로, 거래 내용을 설명해야 할 때를 대비해 따로 보관해 두는 것이 좋습니다.
Q3. 거래명세서만 있으면 비용 처리가 되나요?
거래명세서는 세법이 정한 적격증빙(세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증)이 아닙니다. 건당 3만 원(부가세 포함)을 넘는 거래에서 적격증빙을 받지 않으면, 거래 사실이 다른 자료로 확인되더라도 받지 않은 금액의 2%가 가산세로 붙을 수 있습니다. 매입세액 공제도 세금계산서가 있어야 받을 수 있습니다. 자세한 내용은 거래명세서와 세금계산서 차이를 참고하세요.
Q4. 도장이나 서명이 꼭 있어야 하나요?
법정 서식이 아니므로 도장이 없다고 문서가 무효가 되지는 않습니다. 다만 물건을 받았다는 사실을 나중에 확인하려면 받는 쪽 인수자의 서명이 있는 공급자 보관용이 가장 확실한 자료입니다. 거래 금액이 크거나 처음 거래하는 곳이라면 서명을 받아 두세요.
Q5. PDF나 사진으로 보내도 되나요?
네. 거래명세서는 당사자끼리 확인하는 문서라 전달 방식에 제한이 없습니다. 이메일로 PDF를 보내고, 받는 쪽이 회신으로 "수량 확인" 을 남기면 서명 대신 확인 기록이 됩니다. 종이를 스캔해 보관하는 것도 흔하지만, 세법상 증빙을 전자 문서로만 보관하려면 요건이 있으므로 원본 폐기 전에 세무 담당자와 확인하세요.
Q6. 금액을 잘못 적었으면 어떻게 고치나요?
이미 전달한 거래명세서는 고쳐 쓰기보다 새로 작성해 다시 보내고, 비고에 "○월 ○일자 명세서 정정"처럼 적는 것이 깔끔합니다. 같은 금액으로 세금계산서까지 발급했다면 수정세금계산서 발급 대상인지 확인해야 합니다.
Q7. 거래명세서와 거래명세표는 다른 문서인가요?
같은 문서를 부르는 다른 이름입니다. "납품서", "납품 명세서"로 부르는 회사도 있습니다. 칸 구성은 거의 같습니다.
Q8. 한 달 거래를 한 장에 모아도 되나요?
됩니다. 품목 줄의 월일 칸에 실제 거래일을 적으면 됩니다. 월합계 세금계산서를 발급하는 거래처라면 한 달 치 거래명세서를 모아 세금계산서 금액과 맞춰 보는 용도로 특히 유용합니다.
근거: 국세기본법 제85조의3 · 부가가치세법 제71조 · 법인세법 제116조 · 상법 제33조 (국가법령정보센터). 이 글은 일반 정보이며 개별 사안은 국세청 126 상담 또는 세무 전문가에게 확인하세요.