부품 납품 거래명세서 작성 예시 (제조업)
부품을 완성품 업체나 상위 협력사에 납품할 때는 품목 수가 많고, 받는 쪽 자재 담당자가 입고 검수를 바로 해야 합니다. 그래서 거래명세서가 받는 쪽 시스템의 품번·수량과 그대로 대조되도록 적는 것이 핵심입니다. 아래는 가상의 회사로 만든 예시입니다.
예시 상황
- 공급자: (주)한빛부품 — 업태 제조업 / 종목 자동차부품
- 공급받는자: 대성모터스(주) 화성공장
- 11월 5일 1차 납품, 단가는 견적서 기준 부가세 별도
품목 줄 작성
| 월일 | 품명 | 규격 | 수량 | 단가 | 공급가액 | 세액 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 11/05 | [DS-41210] 램프 하우징 LH | PC 흑색 | 1,200 | 850 | 1,020,000 | 102,000 |
| 11/05 | [DS-41211] 램프 하우징 RH | PC 흑색 | 1,200 | 850 | 1,020,000 | 102,000 |
| 11/05 | [DS-41300] 도광판 | PMMA 2T | 2,400 | 312.5 | 750,000 | 75,000 |
| 11/05 | [DS-41402] 고정 클립 | POM | 5,000 | 12.4 | 62,000 | 6,200 |
| 계 | 2,852,000 | 285,200 | ||||
합계금액: 일금 삼백일십삼만칠천이백원정 (₩3,137,200)
포인트
1. 품명 앞에 받는 쪽 품번
대괄호 안에 받는 쪽이 쓰는 품번을 넣으면 입고 담당자가 바코드나 ERP 화면과 바로 맞춰 볼 수 있습니다. 우리 회사 품번과 다르면 받는 쪽 품번을 우선하고, 우리 품번은 규격 칸이나 비고에 적습니다.
2. 소수점 단가
사출품·클립처럼 개당 단가가 몇십 원 단위인 부품은 소수점 단가(312.5원, 12.4원)가 흔합니다. 단가는 소수점 그대로 적고, 공급가액(수량 × 단가)에서 원 단위로 맞춥니다. 이 사이트는 단가를 소수점 둘째 자리까지 받습니다.
3. 분할 납품
발주 수량을 여러 번 나눠 보낼 때는 비고에 "발주번호 PO-2611-031, 총 5,000 중 1차 2,400"처럼 남은 수량을 알 수 있게 적습니다. 받는 쪽이 미납 수량을 따로 계산하지 않아도 됩니다.
4. 불량 반품 차감
이전 납품분에서 불량으로 돌아온 수량을 이번 명세서에서 빼기로 했다면, 수량에 마이너스를 넣은 줄을 따로 만듭니다.
| 월일 | 품명 | 규격 | 수량 | 단가 | 공급가액 | 세액 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 11/05 | [DS-41300] 도광판 (10/28 불량 반품) | PMMA 2T | -40 | 312.5 | -12,500 | -1,250 |
이 경우 세금계산서도 반품 수량만큼 수정되어야 하므로, 월말 세금계산서 담당자에게 반품 줄이 있다는 것을 꼭 알립니다.
5. 공급자 보관용에 인수 서명
공장 입고장에서는 검수 담당자 이름과 서명을 공급자 보관용에 받아 옵니다. 월말에 수량 이의가 생겼을 때 가장 먼저 꺼내 보는 자료입니다.
사출 부품은 같은 품번이라도 색상·재질 차이가 있으면 다른 품목입니다. 규격 칸에 재질(PC, PMMA, POM 등)과 색상을 적어 두면 오납 확인이 빨라집니다.