거래명세서 작성법 — 칸별로 무엇을 적나
거래명세서는 물건이나 서비스를 넘겨준 쪽(공급자)이 받는 쪽(공급받는자)에게 "무엇을, 얼마나, 얼마에" 넘겼는지 적어 주는 문서입니다. 정해진 법정 서식은 없지만, 거래처마다 쓰는 양식은 대부분 같은 칸으로 이루어져 있습니다. 아래 순서대로 채우면 빠지는 칸 없이 작성할 수 있습니다.
1. 작성일자와 보관용 구분
작성일자는 보통 물건을 넘긴 날(납품일)을 적습니다. 여러 날 거래를 한 장에 모을 때는 문서를 만든 날을 적고, 각 줄의 월일 칸에 실제 거래일을 따로 적습니다.
종이로 주고받을 때는 같은 내용을 두 장 만들어 한 장은 공급자 보관용, 한 장은 공급받는자 보관용으로 나눕니다. 받는 쪽은 물건을 확인하고 공급자 보관용에 서명해 돌려주는 경우가 많습니다. 이 사이트에서는 두 체크박스로 필요한 보관용만 골라 출력할 수 있습니다.
2. 공급자 칸 (보내는 쪽)
| 칸 | 적는 내용 | 주의할 점 |
|---|---|---|
| 등록번호 | 사업자등록번호 10자리 (000-00-00000) | 사업자등록증과 한 자리씩 대조합니다. |
| 상호 | 사업자등록증의 상호(법인명) | 간판 이름이 아니라 등록된 이름을 씁니다. |
| 대표자 | 대표자 성명 | 도장이나 서명을 받는 경우 이름 옆 (인) 자리를 씁니다. |
| 주소 | 사업장 소재지 | 본점과 공장이 다르면 실제 공급한 사업장을 적는 것이 확인에 편합니다. |
| 업태·종목 | 사업자등록증의 업태·종목 | 예: 업태 "제조업", 종목 "자동차부품" |
| 연락처 | 담당자 전화번호 | 수량 이의가 생겼을 때 바로 연락할 번호가 좋습니다. |
3. 공급받는자 칸 (받는 쪽)
항목은 공급자 칸과 같습니다. 거래처의 사업자등록번호와 상호는 나중에 세금계산서를 발급할 때도 그대로 쓰이므로, 처음 거래할 때 사업자등록증 사본을 받아 정확히 옮겨 두는 것이 좋습니다.
4. 합계금액 (일금 ○○원정)
공급가액과 세액을 더한 최종 금액을 한글과 숫자로 함께 적습니다. 예를 들어 1,425,666원이면 "일금 일백사십이만오천육백육십육원정 (₩1,425,666)"처럼 씁니다. 한글로 적는 이유는 숫자를 고쳐 쓰는 일을 막기 위해서입니다. 이 사이트는 합계가 바뀔 때마다 한글 금액을 자동으로 만들어 줍니다.
5. 품목 줄
- 월일: 실제 거래일 (예: 11/05)
- 품명: 받는 쪽이 알아볼 수 있는 이름. 거래처가 쓰는 품번이 있으면 같이 적으면 검수가 빨라집니다.
- 규격: 같은 품명 안에서 정확히 어떤 것인지 구분하는 정보. 치수(640×640), 용량(18L), 모델명(LH-200), 재질·두께(PMMA 2T), 전기 사양(12V), 색상 등. 자세한 예는 사용법에 정리했습니다.
- 수량·단가: 단위(개, kg, 박스)를 거래처와 맞춥니다. 단가에 부가세가 포함됐는지 반드시 정합니다.
- 공급가액·세액: 수량 × 단가로 공급가액을 구하고, 과세 품목이면 10%를 세액으로 적습니다. 계산 방법은 부가세 포함·별도 계산법에 정리했습니다.
6. 비고와 인수자 서명
비고에는 납품 장소, 결제 조건(예: 익월 말 현금), 입금 계좌, 반품 조건처럼 금액 외에 확인해야 할 내용을 적습니다. 인수자 칸은 물건을 받은 사람이 수량을 확인하고 서명하는 자리입니다. 서명 받은 공급자 보관용은 나중에 납품 여부를 두고 말이 엇갈릴 때 가장 쉬운 확인 자료가 됩니다.
작성 후 확인 순서
- 양쪽 사업자등록번호 10자리가 맞는가
- 품목 줄의 수량·단가가 발주서(주문서)와 같은가
- 단가가 부가세 별도인지 포함인지 거래처와 같은 기준인가
- 합계금액의 한글과 숫자가 같은가
- 나중에 발급할 세금계산서 금액과 맞는가
거래명세서는 세금계산서를 대신하지 않습니다. 둘의 차이는 거래명세서와 세금계산서, 무엇이 다른가에서 설명합니다.